Como llevar a cabo una junta virtual [bizblog]

Las reuniones virtuales son parte de la realidad sub-óptima de la vida de la mayoría de los que trabajamos con computadoras. Ahorran tiempo de viaje y costos, pero privan a los asistentes de una serie de señales no verbales que nos ayudan a entendernos. Sin el lenguaje corporal, el flujo de información baja de ser de banda ancha a acceso telefónico, la relación señal-ruido aumenta, y la posibilidad de fallas de comunicación aumenta en consecuencia.
Y no son sólo son señales visuales las que faltan. La calidad de la mayoría de las líneas telefónicas y las líneas digitales de voz son bastante pobres, por lo que una gran cantidad de tono de voz se pierde también, y la consiguiente pérdida de matices hace que las reuniones virtuales, sean incluso menos satisfactorias y más difíciles.
Entonces, ¿qué se puede hacer? Aquí hay cinco pasos que puedea tomar para ayudar a reponer un poco de la riqueza de una reunión real a una virtual.

1. Reconoce que las reuniones virtuales no son óptimas y planifica en consecuencia. Haz las cosas menos importantes a través de reuniones virtuales siempre que sea posible. Guarda el material emocional para las reuniones en persona, porque las emociones y actitudes se transmiten principalmente a través de lenguaje corporal. Así que si estás dando inicio a algo importante, o celebrando una gran victoria, aguántate y la reúne a todos. En las reuniones virtuales, haz el intercambio de información usual. Tratar de resolver desacuerdos o animar personas por vía telefónica es una locura. Nuestra inversión emocional en una llamada telefónica simplemente es menos que en una reunión cara a cara, y la falta de información visual y tonal hace que sea mucho más difícil transmitir mensajes clave.
2. Planea la reunión virtual en segmentos de 10 minutos. Existe evidencia que sugiere que la capacidad de atención puede ser de unos 10 minutos en esta época de bombardeo informacional. Nuestros períodos de atención sin duda disminuyen al estar al teléfono, así que planea tu reunión en segmentos cortos y toma descansos en el transcurso, estos permitirán a la gente volver a poner atención.
3. Haz pausas periódicamente para permitir retroalimentación. Una de las primeras víctimas de una reunión virtual es la participación del grupo. La tendencia de la mayoría es poner el teléfono en silencio y hacerse cargo de otras tareas mientras escucha a medias. Puedes mantener al grupo involucrado al pedir retroalimentación a los demás participantes. En una reunión cara a cara, eres capaz de percibir cómo la gente está entendiendo mediante el lenguaje corporal. En una reunión virtual, tienes que tomar la temperatura de todos de vez en cuando. Y me refiero a todos. Recorre la lista, pidiendo a cada lugar o persona sus dudas u opiniones.
4. Etiqueta tus emociones, y pide a los demás que hagan lo mismo. A falta de señales visuales, es muy difícil leer las actitudes de otras personas, haz énfasis en la tuya y pide a los demás que hagan lo mismo. Di: "Estoy muy entusiasmado con esta siguiente noticia, porque significa que .." O bien, "Juan, estoy muy sorprendido al oír que los números segundo y tercer trimestre no están mejorando. Sorprendido y preocupado, de hecho. ¿Cómo te sientes al respecto?" Tienes que reponer lo que las líneas telefónicas están eliminando.
5. No se olviden de la charla informal - pero usen vídeo las reuniones en persona mantienen a un grupo unido y cohesionado a través de todas las señales no verbales de solidaridad y de la capacidad de los grupos para compartir emociones. Eso es mucho más difícil de hacer a través de reuniones virtuales. Así que regresale la diversión e intercambio a través de charlas informales- pero en videoconferencia. Haz que el grupo comparta entre sí clips de 30 segundos o 1 minuto de lo que están haciendo o del estado del tiempo donde se encuentran. La tecnología hace que estos clips sean fáciles de hacer, y ayudan a recordar a la gente de la existencia visual de unos a otros, incluso cuando no están físicamente co-existiendo. Pon un poco de ese dinero que se está ahorrando del viaje en buen uso de tecnología.

Las reuniones virtuales no reemplazarán la necesidad humana del intercambio emocional e inconsciente de la información no verbal a través de las interacciones en persona, pero pueden al menos ayudar para los propósitos menos importantes.
Fuente: http://blogs.hbr.org/cs/2011/03/how_to_conduct_a_virtual_meeti.html